Lưu trữ

Archive for the ‘Công sở’ Category

7 điều đồng nghiệp không ưa


Có những việc làm, hành động nơi công sở khiến cho chúng ta bị mất lòng tin của đồng nghiệp.


Thói càm ràm

Than thở, kể lể về những khó khăn mình gặp phải trong công việc, chế độ không hợp lý, tiền lương thấp, làm vất vả… sẽ làm cho hình ảnh của người đó ngày một nhỏ bé trong mắt đồng nghiệp. Những người hay than sẽ bị đồng nghiệp hình dung với khuôn mặt luôn mệt mỏi, cau có và không muốn nói chuyện cùng vì sợ sẽ làm hỏng mất tâm trạng hưng phấn, vui vẻ.
Hay nhờ vả

Chẳng có gì sai khi bạn nhờ đến sự giúp đỡ của bạn bè. Nhưng đừng nhờ vả quá thường xuyên, nhất là những việc lặt vặt như đi lấy nước uống, đóng ghim tài liệu, mua hộ đồ ăn. Nhiều đồng nghiệp khó tính sẽ tự ái vì nghĩ họ đang bị sai vặt.
Chỉ trích người khác một cách thiếu thiện chí

Trong các cuộc họp, phê bình là hình thức xây dựng tốt nhất, song sự thiếu thiện chí trong khi đưa ra vấn đề sẽ làm mọi người khó chịu về bạn. Nếu nhìn thấy những khuyết điểm của người khác, bạn hãy nhẹ nhàng và khéo léo góp ý với riêng họ trước khi đưa vấn đề ra cuộc họp toàn cơ quan.
Nịnh sếp
Lấy lòng sếp trên là cần thiết nhưng hãy cẩn thận kẻo tự biến mình thành kẻ xu nịnh. Những hành động khúm núm hay chu đáo một cách thừa thãi sẽ làm cho đồng nghiệp nghĩ người như vậy không có bản lĩnh.
Giả bộ quan tâm tới người khác

“Cậu khỏe chứ? Nhà cửa thế nào? Con cái học hành tốt chứ?” – những câu hỏi vồn vã sẽ khiến cho đồng nghiệp cảm động và bộc bạch chuyện cá nhân. Song người hỏi lại nghe một cách lơ đãng hoặc tỏ ra chăm chú nhưng ít hôm sau lại lặp lại những câu hỏi thân tình đầy công thức như vậy khiến đồng nghiệp thất vọng hiểu rằng với câu hỏi đó, họ chỉ cần đáp lại “Ổn cả, ổn cả. Cảm ơn!” là xong.
Né trách nhiệm

Trách nhiệm là điều mà phần lớn mọi người đều e ngại mỗi khi công việc gặp sai sót, sự cố. Nếu chúng ta dũng cảm nhận khuyết điểm thì mọi chuyện sẽ nhẹ nhàng đi rất nhiều. Né tránh trách nhiệm và quy tội cho người khác có thể chúng ta cứu được mình một lần trong mắt sếp nhưng lại mất đi tình cảm của rất nhiều người. Kết quả là đồng nghiệp sẽ rất ngại khi làm việc chung nhóm với người thiếu trách nhiệm.
Nói quá nhiều về bản thân

Ai cũng có nhu cầu bày tỏ bản thân với bạn bè, đồng nghiệp. Câu chuyện về gia đình sẽ làm mọi người xích gần nhau hơn. Song, không có gì chán hơn là nghe đến phát chán tai những lời kể lể đầy tự hào về gia đình của một đồng nghiệp. Nào là con cái học giỏi, vợ, chồng hòa thuận, nhà cửa khang trang, những sở thích của bản thân… Sẽ không ít người cho rằng người đó mắc chứng… hay khoe khoang.

Chuyên mục:Công sở

15 quy luật làm việc nhóm


15 quy luật làm việc theo nhóm:

1. Quy luật về tầm quan trọng: Một cá nhân riêng lẻ không thể tạo ra thành công lớn được.

2. Quy luật toàn cảnh: Mục tiêu quan trọng hơn là vai trò.

3. Quy luật thích hợp: Tất cả mọi người đều có điểm mạnh riêng của mình.

4. Quy luật thách thức lớn: Thử thách càng lớn thì yêu cầu làm việc theo nhóm càng cao.

5. Quy luật chuỗi: Sức mạnh của cả đội sẽ bị ảnh hưởng nếu như có một liên kết yếu nào đó.

6. Quy luật xúc tác: Những nhóm làm việc thành công có những cá nhân có thể thay đổi mọi thứ.

7. Quy luật tầm nhìn: Tầm nhìn giúp cho mọi thành viên có phương hướng hoạt động và sự tự tin.

8. Quy luật “con sâu làm rầu nồi canh”: Những thái độ không tốt có thể làm hỏng cả đội.

9. Quy luật về lòng tin: Những người cùng làm việc trong nhóm phải tin tuởng lẫn nhau khi làm việc.

10. Quy luật chi phí: Nhóm làm việc sẽ thất bại trong việc vươn tới tiềm lực của mình khi thất bại trong việc trả giá.

11. Quy luật ghi điểm: Nhóm có thể tạo ra những điều chỉnh khi biết rõ vị trí của mình.

12. Quy luật vị trí: Những nhóm giỏi có tầm hiểu biết rộng.

13. Quy luật nhận dạng: Những giá trị chung xác định rõ bản chất của nhóm.

14. Quy luật giao tiếp: Sự tác động lẫn nhau kích thích hoạt động tốt hơn.

15. Quy luật về sự lợi thế: Sự khác nhau giữa hai nhóm làm việc hiệu quả tương tự nhau là khả năng lãnh đạo.

Những đặc điểm của nhóm thắng cuộc:

– Có các thành viên giỏi, hầu hết các thành viên đầu rất bình tĩnh và tự tin mặc dù họ có thể xứng đáng là những “ngôi sao“ trong đội nhưng họ luôn tạo điều kiện để cả đội có thể “toả sáng“ cùng nhau.

– Có thói quen thắng lợi bởi vì họ luôn có nhiều kế hoạch để thành công sau lưng họ, nếu không thì họ sẽ tham gia vào mọi hoạt động và mong chờ mình sẽ chiến thắng.

– Phát triển tính hiệp lực xuất phát từ việc thắng lợi và không chỉ được phát triển bằng những cấp số đơn giản mà còn bằng hàm mũ như 1 x 1 = 11

– Phát triển cả năng lượng tinh thần và thể chất để vựơt qua những khó khăn.

– Tạo ra một bầu không khí thắng lợi làm cho mọi người xung quanh hiện diện như là người chiến thắng.

– Làm lan truyền tinh thần chiến thắng khiến những ngườI mới đến thích nghi với tinh thần hoạt động của cả đội. Làm thế nào để cho các thành viên trong đội hợp tác tốt với bạn?

– Thường xuyên giao tiếp với mọi người và khen ngợi họ.

– Bàn bạc với mọi người về công việc của họ.

– Khuyến khích mọi người trong việc tham gia đặt mục tiêu cho cả nhóm.

– Hướng dẫn mọi người về tinh thần làm việc theo nhóm, các cơ hội …

Chuyên mục:Công sở

9 cân nhắc khi chọn nghề


Theo nghiên cứu của một nhóm các doanh nghiệp ở New York, một nửa số người có việc làm tại Mỹ không thoả mãn với công việc hiện tại của mình. Hầu hết họ muốn thay đổi từ 3 đến 5 nghề và mong muốn có tới 10 hoặc hơn nữa sự khác biệt trong công việc của họ.

Điều đó cho thấy rằng, các quyết định nghề nghiệp không đúng đắn sẽ gây nên những hậu quả khỏ tránh khỏi như buồn chán trong công việc, không hoàn thành nhiệm vụ hay trách nhiệm bị lơ là… Vậy làm thế nào để đạt được sự thoả mãn và thành công trong nghề nghiệp?

Nếu bạn muốn có một công việc hoàn hảo, hãy dành một chút thời gian để cân nhắc 9 yếu tố sau đây của các chuyên gia tư vấn Susan peni (một công ty tuyển dụng lao động lớn của Mỹ) trước khi bắt đầu công việc mới.

1. Điểm mạnh của bạn

Hãy liệt kê những kỹ năng và khả năng được xem là ưu thế đặc biệt của bạn. Chú ý làm bật lên những nét tiêu biểu của cá nhân bạn như: lòng nhiệt tình, tính trung thực, những kỹ năng mà bạn học được có thể ứng dụng trong rất nhiều ngành nghề. Đặc biệt, nên nhấn vào những kỹ năng mà do giáo dục, đào tạo và kinh nghiệm mà bạn đã có được.

2. Sở thích của bạn

Nên liệt kê các sở thích của mình trước khi quyết định chọn việc. Chẳng hạn, bạn có giỏi về công nghệ thông tin không? Bạn có hay sửa chữa máy móc hay các đồ dùng trong nhà không? Bạn có thích chụp ảnh không? Hay bạn có khả năng đặc biệt gì với các con số? Bạn có sẵn lòng giúp đỡ mọi người giải quyết các vấn đề khó khăn?… Hãy cân nhắc tất cả sở thích của bạn.

3. Động lực thúc đẩy

Động lực thúc đẩy bạn tìm kiếm công việc là yếu tố cực kì quan trọng. Bạn nên cân nhắc kỹ nó. Hãy thử đặt nhiều câu hỏi khác nhau: Bạn làm công việc này vì lợi ích cộng đồng? Vì bạn muốn có quyền lực? Hay bởi bạn cảm thấy nó sáng tạo và phù hợp với bạn? Sự đa dạng, độc lập, sự thừa nhận của xã hội, mức lương và mức độ nguy hiểm của công việc quan trọng như thế nào với bạn? Hãy cố gắng trả lời tất cả các câu hỏi đó.

4. Tiền lương tháng

Tiền có thể là một trong các yếu tố cho bạn có những quyết định có nên làm ở công ty đó hay không. Nếu bạn cảm thấy nghề nghiệp đó phù hợp với mình, bạn sẵn sàng chấp nhận mức lương thấp, vì lý do gì? Liệu bạn có hy vọng được mức lương cao hơn trong công việc này?

5. Vị trí mong muốn

Quyết định mức độ trách nhiệm bạn có thể đảm đương trong công việc. Bạn muốn mình ở vi trí nào trong công ty? Bạn muốn mình là người lãnh đạo? Vậy bạn có giỏi trong công tác quản lí nhân sự không? Hay bạn thích làm ở một vị trí nào khác? Từ mong muốn đó, bạn hãy lựa chọn công việc phù hợp với bản thân.

6. Địa điểm làm việc

Cân nhắc vị trí, địa điểm của công ty bạn muốn làm. Bạn là người hay di chuyển? Loại hình công việc bạn lựa chọn là gì? Bạn có muốn làm việc gần những nơi đông người và thuận tiện giao thông đi lại không? Khi đặt ra các yêu cầu đó, tất nhiên khu vực làm việc của bạn sẽ bị giới bạn nhưng bù lại nó lại phù hợp với nguyện vọng và sở thích của bạn.

7. Mức độ hiểu biết riêng

Liệt kê tất cả những hiểu biết, những kiến thức mà bạn học được từ trường phổ thông, từ thói quen, hay những kinh nghiệm gia đình….Ví dụ, bạn có giỏi nấu ăn không? Bạn có đầu óc sáng tạo trong việc thiết kế, trang trí nhà cửa không?… Chỉ cần một hoặc hai điểm mạnh của mình, bạn có thể trở thành một ứng viên đặc biệt. Chẳng hạn, bạn hiểu biết về môn thể thao đua xe, bạn sẽ trở thành chuyên gia tư vấn về đua xe.

8. Môi trường làm việc

Chịu khó rút kinh nghiệm từ những công việc trước, những điều bạn thích và không thích để lựa chọn môi trường làm việc mới thích ứng với bạn. Chẳng hạn, bạn muốn làm việc cho một tổ chức, một công ty lớn hay nhỏ? Bạn có muốn làm việc ở nơi yên tĩnh không? Bạn thích những người làm cùng với bạn phải như thế nào?

9. Mẫu đồng nghiệp của bạn

Cần biết chính xác trình độ các đồng nghiệp của bạn trong môi trường mới. Nếu bạn đã từng làm việc cho một ông chủ trình độ yếu kém hay làm cùng một nhóm người thiếu hiểu biết thì bạn sẽ biết tại sao điều này lại quan trọng. Bạn muốn làm việc với những người sáng tạo? Những người luôn hoà đồng hay những người theo “chủ nghĩa cá nhân”? Bạn muốn ông chủ tương lai của mình là một người hay xoi mói, theo dõi bạn từng bước chân hay là người để cho bạn làm việc tự do, độc lập?

Sau khi cân nhắc 9 điều trên, chắc chắn bạn sẽ không phải hối tiếc cho sự lựa chọn nghề nghiệp của mình.

Chuyên mục:Công sở

Để 8 giờ nơi công sở luôn vui


Làm thế nào để 8 giờ làm việc của bạn đạt được chất lượng cao mà vẫn luôn tươi trẻ?


Hãy tập thể dục

Đi bộ trong giờ ăn trưa là cách rất hay. Nó không những đốt cháy calori mà còn giúp giảm stress. Nếu bạn không thể đi ra ngoài trong giờ ăn trưa, hãy để xe ở một nơi xa hơn bình thường để bạn có cơ hội đi xa hơn, hoặc cố gắng leo cầu thang thay vì đi thang máy.
Tránh tăng cân do… ăn vặt

Nếu bạn không cẩn thận thì những món ăn vặt mà đồng nghiệp bày lên bàn như mời gọi sẽ khiến bạn nạp thêm vài trăm calori vào chế độ ăn hàng ngày của mình.
Uống đủ nước

Nhiều thực phẩm là nguồn cung cấp nước dồi dào, như cam, quýt, nho, lê, dưa hấu và táo. Bạn có thể mang theo bình nửa lít để đựng nước khi đi làm và nhớ uống hết bình đó trước giờ ăn trưa.

Sau đó, đổ đầy bình nước và uống hết bình thứ hai lúc 15 giờ chiều, và uống hết bình thứ ba trước 17 giờ chiều.
Tránh mỏi mắt

Máy tính có thể gây nhức đầu, khó tập trung, và tăng sự nhạy cảm với ánh sáng. Để phòng ngừa mỏi mắt, bạn nên giữ khoảng cách từ mắt đến màn hình máy tính bằng chiều dài một cánh tay. Ở khoảng cách này, bạn có thể đọc được chữ thoải mái mà không cần phải nheo mắt.
Chú ý lượng thức ăn

Lúc ăn trưa ở công sở, bạn nên tập ăn vừa phải, vì bạn lại tiếp tục ngồi trong văn phòng vào buổi chiều. Không phải vì thực phẩm xấu mà là vì bạn ăn quá nhiều đó thôi.
Tận dụng nghỉ phép

Thật bổ ích nếu bạn có được một kỳ nghỉ để “nạp pin” cho cơ thể sau một thời gian dài làm việc. Những kỳ nghỉ đó sẽ giúp bạn giảm căng thẳng và tách bạn khỏi môi trường công việc. Căng thẳng có thể làm suy yếu hệ miễn dịch của bạn và làm tăng nguy cơ bệnh tật.
Tránh làm việc kéo dài

Đôi khi, người ta tập trung vào công việc theo kế hoạch và cố gắng thực hiện cho đến khi hoàn thành mới thôi. Tình trạng này kéo dài có thể làm suy yếu hệ miễn dịch cũng như ảnh hưởng lên giấc ngủ và khả năng tập trung khi làm việc.
Vệ sinh bàn phím, chuột và điện thoại

Tại hội nghị tổng kết lần thứ 100 của Hội Vi sinh học Mỹ, các nhà nghiên cứu cho rằng nhiều virus có thể sống sót từ nhiều giờ đến nhiều ngày trên bề mặt cứng. Ví dụ con virus Rotavirus (gây tiêu chảy) sống trên bề mặt của ống nghe điện thoại, khi số lượng đủ gây nhiễm trùng, chúng sẽ lây lan rất nhanh.
Tự nhận thức

Hãy hiểu biết bản thân bạn và hãy làm việc hết sức mình trong giới hạn đó. Hãy biết khi nào cần giải lao, biết khi nào cần phải xin nghỉ phép.

Chuyên mục:Công sở

Khi giận dữ với đồng nghiệp


Các cuộc tranh luận nơi công sở, những bất đồng trong công việc, thái độ quá đáng của một đồng nghiệp nào đó đôi khi cũng khiến bạn “nổi cơn tam bành”. Khi đó, bạn sẽ phản ứng thế nào? Qua mỗi lần giận dữ, đồng nghiệp sẽ biết được tính cách của bạn đấy.

Bỏ đi nơi khác

Khi giận dữ, nhiều người muốn tránh xung đột bằng cách bỏ đi. Thái độ cư xử này khiến đối phương không còn ai để gây gổ, buộc phải im lặng, nhìn lại bản thân hoặc ngồi đó gặm nhấm nỗi tức giận. Nếu bạn có phản ứng này chứng tỏ bạn khá cao ngạo nhưng rộng rãi, “dĩ hoà vi quý”, không thích đôi co. Cách này khiến môi trường làm việc của bạn bớt những cuộc cãi vã không đáng có.

Lời nói cay nghiệt

Nhiều người thường dùng lời lẽ để trút giận. Những lời nói cay nghiệt thật ra không giải quyết được vấn đề mà chỉ làm hỏng mối quan hệ đồng nghiệp của bạn thôi vì khi đó đối phương cảm thấy bị xúc phạm nặng nề, khó có thể bỏ qua.

Bạn thường xử sự như vậy ư? Vậy thì trong mắt đồng nghiệp, bạn là người hiếu thắng, nóng tính, đôi khi suy nghĩ nông nổi nhưng cũng dễ quên, dễ tha thứ. Bạn thật ra cũng biết tự nhận lỗi sau khi đã hết giận.

Hành động

Điều này thường hay xảy ra với nam giới. Họ không đè nén được cảm xúc, phải bộc lộ ra ngoài bằng cách đập phá đồ đạc, thậm chí “thượng cẳng chân, hạ cẳng tay” với đối tượng đang xung đột với mình. Tuyệt đối đừng phản ứng thế này ở công sở. Đồng nghiệp không phải là người nhà của bạn, họ không thể hiểu nổi tại sao bạn lại cuồng nộ lên như thế. Còn sếp thì càng không thể chấp nhận một nhân viên sẵn sàng đập phá mọi thứ khi tức giận.

Đây là mẫu người hướng ngoại, tính tình nóng nảy, thiếu kiềm chế. Vì tính cách này, các đồng nghiệp không thích chơi với họ.

Nước mắt

Khi hờn giận, nhiều người (chủ yếu là phụ nữ) chỉ biết khóc. Họ tự an ủi mình bằng nước mắt và cho đó là vũ khí để chứng minh sự ấm ức. Bạn khóc ở cơ quan cũng chẳng sao, nhưng đừng yếu đuối quá trước mặt đồng nghiệp, họ có thể mủi lòng nhưng cũng dễ coi thường bạn. Nên cứng rắn hơn để giải quyết được mâu thuẫn.

Nếu bạn hay rơi nước mắt khi tức giận đồng nghiệp, bạn là người giàu cảm xúc nhưng nhu nhược, yếu đuối, thậm chí bạn không biết cách tự bảo vệ mình.

Im lặng

Im lặng là cách cư xử khôn ngoan của những người làm chủ được cảm xúc. Họ biết trước hậu quả tệ hại nếu phản ứng tức thời nên tự rút lui. Khôn ngoan hơn, họ đợi đến khi bản thân và đối phương cùng “hạ nhiệt” mới gợi lại chuyện.

Đây là người biết cách hành xử, bình tĩnh trước mọi tình huống và dễ đạt được những thành công lớn. Dù đang rất giận bạn thì đồng nghiệp vẫn cảm thấy khâm phục cách cư xử của bạn.

Làm hoà

Kiểu phản ứng này chỉ có ở những người điềm tĩnh, chín chắn, luôn độ lượng với mọi người. Dù bực tức đến đâu, họ vẫn giữ được bình tĩnh và cố gắng thuyết phục đối tượng bằng lời lẽ nhẹ nhàng, có tình, có lý.

Đây là mẫu người hoà nhã, khôn khéo. Họ “biết người biết ta” nên “trăm trận trăm thắng”.

Chuyên mục:Công sở

Kỹ năng giao tiếp trong phối hợp nhóm


Nhà quản trị khi làm việc phải hiểu biết và vận dụng những kiến thức và kỹ năng cá nhân, gồm các kỹ năng tự nhận thức, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng quản lý sự căng thẳng… Tuy nhiên, nhà quản trị nào cũng phải làm việc trong một nhóm, rất nhiều nhóm, nhiều đối tượng và nhiều cấp quản lý. Do vậy, ngoài những kỹ năng cá nhân nêu trên, mỗi cá nhân còn cần hiểu biết và có kỹ năng phối hợp với người khác thì kết quả thực hiện công việc của bản thân và của cả nhóm mới đạt mục tiêu chung, hiệu quả và hiệu suất.

Những hiểu biết về kỹ năng phối hợp các cá nhân trong nhóm có rất nhiều, đó là các kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tạo được quyền lực và gây ảnh hưởng, kỹ năng khuyến khích người khác nỗ lực làm việc, kỹ năng giải quyết các mâu thuẫn giữa các thành viên trong nhóm và với các nhóm khác…

Trong phạm vi bài viết này, chúng ta chỉ đề cập đến kỹ năng giao tiếp, một trong những kỹ năng rất cần thiết để phối hợp hoạt động nhóm.

Khái quát về giao tiếp

Nhiều cuộc khảo sát chỉ ra rằng, kỹ năng giao tiếp là thuộc tính hết sức cần thiết của nhà quản trị, nó quyết định thành công trong công việc và thành đạt trong sự nghiệp, đặc biệt với những người lãnh đạo. Kỹ năng này liên quan tới nhiều hoạt động, từ kỹ năng viết đến kỹ năng nói, kết hợp với tư thế, cử chỉ, động tác để diễn tả quan điểm và mục đích của vấn đề muốn đề cập. Người ta thấy rằng, có ít nhất 80% thời gian của nhà quản trị dùng cho giao tiếp bằng lời. Hầu hết các nhà quản trị thường gặp vấn đề trong giao tiếp. Tuy nhiên, họ thường không nhận ra hoặc cố tình không thừa nhận mình giao tiếp kém hiệu quả. Vì vậy, lợi ích trong giao tiếp, quyết định sự thành công của quản trị, dường như bị các nhà quản trị bỏ qua và họ không cảm thấy cấp thiết phải nâng cao trình độ kỹ năng giao tiếp.

Trước hết, giao tiếp bằng văn bản. Giao tiếp bằng văn bản đòi hỏi phải chính xác về nội dung các tài liệu chuyển và nhận. Chính nội dung của văn bản thiếu chính xác, trình bày tối nghĩa hoặc đa nghĩa, làm cho người nhận không hiểu hoặc hiểu sai vấn đề. Điều này gây nên những hậu quả khôn lường. Nó có thể làm cho các cấp, các bên giao tiếp làm sai các quyết định. Nó không những gây ra những thiệt hại về vật chất mà còn làm cho các bên không hài lòng, mất lòng tin, làm nảy sinh những vấn đề cá nhân khác, ảnh hưởng đến chất lượng của quản lý.

Trong các quan hệ, nhà quản trị không những chỉ giao tiếp bằng văn bản, mà họ còn phải tiếp xúc trực tiếp bàn bạc, thảo luận, đàm phán với người khác trong nhóm, với nhóm khác hoặc với đối tác bên ngoài. Hơn nữa, ngoài mục đích riêng của mỗi bên điều quan trọng khi giao tiếp là các nhà quản trị cần phải tạo nên những mối quan hệ, ủng hộ, khuyến khích và hiệp tác lẫn nhau, gọi là giao tiếp ủng hộ, khuyến khích và hợp tác lẫn nhau, gọi là giao tiếp ủng hộ.

Không những bản thân các nhà quản trị phải áp dụng thuần thục các giao tiếp ủng hộ mà đôi khi họ còn phải hướng dấn và tư vấn cho người khác hoặc các nhân viên dưới quyền. Hưóng dẫn và tư vấn về rất nhiều các hoạt động, ví như phải làm những gì và làm như thế nào khi giải quyết những phàn nàn của khách hàng, xử lý các thông tin bất lợi giải quyết những mâu thuẫn giữa các đối tác, đàm phán cho một vấn đề nhất định…

Giữa hướng dẫn và tư vấn có sự khác nhau. Hướng dẫn đòi hỏi người quản lý đưa ra những chỉ dẫn, những thông tin hoặc đặt ra những tiêu chuẩn cho người nhân viên để dựa vào đó mà thực hiện. Người cần được hướng dẫn thường là do thiếu khả năng, thiếu thông tin, thông tin không có ích hoặc hiểu biết không đúng đắn và đầy đủ. Trong những trường hợp đó, sự chính xác của thông tin và những gợi ý hướng dẫn do nhà quản trị đưa ra là rất quan trọng và phải làm cho người nhân viên hiểu rõ ràng vấn đề là gì và giải quyết chúng như thế nào, khác với hướng dẫn tư vấn có nghĩa đưa ra những lời khuyên cho người khác khi họ có những vấn đề thuộc về quan điểm, tính cách cá nhân hoặc những nhân tố khác trong tinh thần và thái độ của họ. Hướng dẫn là giúp cho người ta cách thức và khả năng để giải quyết vấn đề, còn tư vấn giúp cho người ta thay đổi trong quan điểm để họ nhận thấy vấn đề tồn tại, còn việc giải quyết vấn đề có thể tự họ giải quyết được. Tất nhiên, có rất nhiều vấn đề cần cả hướng dẫn và tư vấn điều đó có nghĩa là vừa phải chỉ cho người ta hiểu và nhận ra vấn đề tồn tại đồng thời phải chỉ dẫn người ta cách thức để giải quyết vấn đề.

Trong giao tiếp ủng hộ và nhất là trong khi hưóng dẫn và tư vấn mọi người nói chung và các tviền nói riêng, nếu không tuân theo những nguyên tắc đúng đắn sẽ dẫn tới hai trạng thái không tốt có thể xảy ta. Trạng thái thứ nhất là bảo vệ, xảy ra khi cá nhân người được giao tiếp cảm thấy không được tôn trọng, bị đánh giá thấp, thậm chí bị đối xử thô bạo. Do vậy, họ không còn muốn nghe mà có thái độ tự bảo vệ và cao nhất là phản ứng một cách tức giận. Trạng thái thứ hai là thái độ không thừa nhận, người được hướng dẫn tư vấn cảm thấy người giao tiếp vái mình không đủ năng lực, không có tư cách, không xứng đáng hoặc cảm thấy giao tiếp không có ý nghĩa nhiều, thì họ không muốn nghe nữa, cũng có thể họ sẽ phản ứng bằng cách khoe khoang phô trương mình, không còn cởi mả hoặc lạnh nhạt rút lui. Như vậy đòi hỏi nhà quản trị phải có những kỹ năng linh hoạt để giải quyết các trạng thái đó.

Một số nguyên tác và biện pháp để nâng cao kỹ năng giao tiếp

Đối với giao tiếp bằng văn bản. Để có những văn bản ngắn gọn, cô đọng, chính xác, nhà quản trị phải nâng cao kiến thức về mọi mặt, nhất là kiến thức về pháp luật và ngôn ngữ. Đồng thời, phải nắm được các phương tiện khai thác và biết cách khai thác, xử lý các thông tin hữu ích. Trên cơ sở kinh nghiệm và thực tiễn các văn bản sẽ ngày càng cô đọng, súc tích và chính xác.

Để nâng cao kỹ năng giao tiếp ủng hộ:

Thứ nhất, khi giao tiếp cần phải hướng tập trung vào sự kiện, vào vấn đề chứ không phải tập trung vào con người, không phải chỉ trích ý kiến hoặc phê phán cá nhân. Tuy nhiên, phải nắm bắt được những gì cá nhân họ nghĩ và cảm nhận thấy.

Thứ hai, giao tiếp phải có giá trị.

Nghĩa là nếu khi giao tiếp mà mọi người không nghe, ngắt lời phản ứng chống lại, chỉ trích hoặc không quan tâm đến những điều nói ra có nghĩa là giao tiếp không có giá trị. Do vậy, khi giao tiếp phải tôn trọng,lịch thiệp, tôn trọng cá tính, quan tâm tới mọi nguồn công bằng và cởi mở. Nên càng cụ thể càng tốt, đừng tuyệt đối hóa sự việc hoặc ý kiến của mình cũng như của người khác.

Thứ ba, phải xác định rõ trách nhiệm.

Phải chủ động nhận trách nhiệm đối với nội dung và ý kiến mình đưa ra, không nên lẩn tránh trách nhiệm. Điều đó biểu hiện sự can đảm, tự tin, tự trọng và khẳng định mình có giá trị.

Thứ tư, phải biết lắng nghe.

Giao tiếp không chỉ nhằm gửi thông báo hay một thông tin nào đó cho mọi người, mà còn phải lắng nghe và đáp ứng lại một cách hiệu quả đối với thái độ của người khác. Biết lắng nghe thực ra không dễ dàng, đòi hỏi phải phát triển khả năng nghe và hiểu nội dung của người khác đưa ra, đồng thòi phát triển tốt mối quan hệ với mọi người.

Để nâng cao kỹ năng hướng dẫn và tư vấn thì khi thực hiện cân mô tả sự kiện, hành vi hoặc tình huống càng khách quan càng tốt, đưa ra các số liệu chứng cứ, tránh áp đặt ý kiến chủ quan. Cần đưa ra một số những phương án để bàn bạc, chứ không phải bàn cãi ai đúng ai sai. Nhà quản trị nên tiến hành đối thoại với từng nhân viên của mình thường xuyên hàng tuần, hàng tháng, nhằm tạo cơ hội nhận được những phản hồi từ các nhân viên để họ cảm thấy được ủng hộ và khuyến khích. Khi đối thoại cá nhân nên tập trung thảo luận về những mong muốn, trách nhiệm, các tiêu chuẩn và nên có một bản cam kết bao gồm các thoả thuận cùng trách nhiệm của hai bên. Điều đó sẽ giúp cho hướng dẫn và tư vấn ngày càng hiệu quả.

Chuyên mục:Công sở

Để trở thành người quản lý giỏi


Nhiều người cho rằng, những người giỏi chuyên món chưa hẳn đã quản lý tốt. Bởi muốn trở thành một người quản lý giỏi, doanh nhân cần biết tự nâng cao năng lực, kỹ năng quản lý của mình. Sau đây là 6 bài học nâng cao kỹ năng quản lý…


Kiểm tra kiến thức bản thân

Theo các chuyên gia phân tích, trước khi khởi nghiệp, mỗi người cần biết được điểm mạnh, điểm yếu của mình là gì. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần xem lại những gì mình biết và không biết về việc quản lý. Hãy kiểm lại những kinh nghiệm của mình và những người đi trước xem những gì là có lợi và điểm gì phải thay đổi. Điều này sẽ giúp bạn tìm ra những tính cách tốt và xấu từ những ông chủ cũ và tận dụng kiến thức đó cho mình.

Tìm một người cố vấn dày dạn kinh nghiệm

Bạn có thể tìm ngay trong chỗ làm của mình một người quản lý đã có kinh nghiệm, có uy tín, theo dõi học hỏi họ những thói quen, cách xử thế tốt rồi sau đó vận dụng. Bạn cũng có thể học kinh nghiệm từ những người quản lý giỏi ở nơi khác hoặc khi thân tình hơn có thể nhờ họ cố vấn cho mình.

Học lại – tự đào tạo lại

Đừng bao giờ coi việc học hành của mình đã đủ mà nên thường xuyên học lại. Hiện nay có nhiều tổ chức cung cấp các khóa phát triển kỹ năng quản lý và cũng có nhiều hội thảo xoay quanh vấn đề này, bạn đừng bỏ lỡ những cơ hội để có thể học thêm chúng.

Đọc sách

Ai cũng biết, sách chính là kho tàng vô tận kiến thức của cả thế giới, vì thế bạn cũng có thể tìm hiểu qua sách cách tổ chức quản lý, kỹ năng điều hành… Tất nhiên ta không nên áp dụng một cách máy móc mà cần biết sử dụng nó trong từng tình huống cụ thể, công việc cụ thể hay quá trình cụ thể.

Học cách lắng nghe và hiểu người khác

Bí quyết để thành công trong vai trò lãnh đạo là biết cách giao tiếp và đánh giá chính xác nhân viên của mình. Đó là phần thách thức nhất trong việc quản lý của nhiều nhà chuyên nghiệp khi ở trong tình thế chuyển từ một người bạn sang vị trí điều khiển. Khi thiết lập mối quan hệ với một tập thể mới, điều quan trọng là phải thẳng thắn và trung thực. Ngoài ra, đánh giá thực tế, khả năng làm việc của nhân viên và nói chuyện với họ về chất lượng công việc cũng cần thiết và phải làm thường xuyên, song tránh nặng nề, quy chụp mặc dù bạn vẫn phải luôn yêu cầu họ làm tốt.

Đặt nhân viên của mình lên trên hết

Một người lãnh đạo tốt là người biết cách đào tạo, hỗ trợ và khích lệ nhân viên mình. Nếu bạn không dành thời gian hỗ trợ nhân viên và bảo đảm đáp ứng nhu cầu hợp lý của họ thì họ khó có thể ủng hộ bạn làm tốt mọi việc.

Rich Moore, một chuyên gia cao cấp tại Hiệp hội Quản lý AAMI ở Mỹ, đã nói: “Nhà quản lý hiệu quả nhất là người biết được tài năng của từng đối tượng và dành thời gian để tìm hiểu nhân viên của mình”.

Chuyên mục:Công sở
%d bloggers like this: